Scanservice
Professioneller Scanservice zur sicheren Digitalisierung sensibler Dokumente – zuverlässig, DSGVO-konform und sozial integriert.
Was ist der Scanservice des Erthal-Sozialwerks?
Unser Scanservice bietet eine professionelle Digitalisierung Ihrer physischen Unterlagen – zuverlässig, datenschutzkonform und mit höchster Qualität. Seit über 30 Jahren sind wir spezialisiert auf die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten und arbeiten eng mit renommierten Einrichtungen wie dem Universitätsklinikum Würzburg zusammen. Dort digitalisieren wir jährlich rund 8 Millionen Seiten, darunter hochsensible Patientenakten. Diese Erfahrung garantiert Ihnen eine nahezu 100 % fehlerfreie Verarbeitung und höchste Sicherheitsstandards.
Umfassende Digitalisierungslösungen für Unternehmen und Behörden
Wir kümmern uns um den gesamten Prozess – von der Abholung Ihrer Akten über die Vorbereitung (z. B. Entfernen von Heftklammern) bis hin zur hochwertigen Digitalisierung in verschiedensten Formaten (DIN A0 bis A7) und Auflösungen (100 bis 600 DPI). Auf Wunsch werden Ihre Dokumente mit einer Volltextsuche (OCR) ausgestattet, sodass sie einfach durchsuchbar sind. Die digitalen Dateien können anschließend sicher archiviert oder direkt in Ihre Systeme integriert werden.
Patientenakten
Datenschutzkonforme Digitalisierung medizinischer Unterlagen für Kliniken, Praxen und Gesundheitszentren
Schriftgutarchivierung
Langfristige und sichere Archivierung von Behörden- und Unternehmensakten
Baupläne und Bauanträge
Hochauflösende Scans von technischen Zeichnungen und Bauakten in Großformat
Kommunale Akten
Effiziente Digitalisierung und Archivierung von Verwaltungsunterlagen für Städte und Gemeinden
Grundsteuerakten
Digitalisierungsservice für Finanzämter und Steuerbehörden zur rechtskonformen Archivierung
Karteikarten
Strukturierte Erfassung und Digitalisierung von Kunden-, Patienten- oder Verwaltungsdaten
Hängeakten
Lückenlose Digitalisierung von klassischen Büro- und Behördenakten
Historische Bücher
Schonende Digitalisierung alter Bücher zur Archivierung und Sicherung wertvoller Inhalte
Fachzeitungen & Tageszeitungen
Hochauflösende Scans für die Langzeitarchivierung und digitale Nutzung
Warum unser Scanservice?
Ob Sie sensible Patientenakten, Bauunterlagen oder kommunale Verwaltungsdokumente digitalisieren möchten – unser Scanservice bietet Ihnen eine professionelle, sichere und nachhaltige Lösung. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.
- Langjährige Erfahrung – Seit über 30 Jahren Partner für Kliniken, Unternehmen und Behörden
- Höchste Qualitätsstandards – Nahezu fehlerfreie Verarbeitung durch strukturierte Prozesse
- Sicher & DSGVO-konform – Datenschutz hat oberste Priorität
- Individuelle Lösungen – Angepasst an Ihre Anforderungen und Systeme
Der Soziale Aspekt dahinter
In der Werkstatt des Erthal-Sozialwerks arbeiten Menschen mit psychischen Erkrankungen oder Behinderungen. Der Dokumentenservice bietet ihnen eine sinnstiftende Tätigkeit und ermöglicht ihnen die Teilhabe am Arbeitsleben. Durch die strukturierte Arbeit und die klaren Prozesse erfahren unsere Mitarbeitenden Wertschätzung, Sicherheit und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
Trotz der besonderen Umstände liefern wir eine nahezu 100 % fehlerfreie Qualität. Dank sorgfältiger Arbeitsabläufe, präziser Qualitätskontrollen und geschulter Mitarbeitender können wir höchste Standards bei der Digitalisierung, Archivierung und Aktenvernichtung garantieren. Unsere Kunden profitieren nicht nur von einer professionellen Dienstleistung, sondern leisten gleichzeitig einen wertvollen Beitrag zur gesellschaftlichen Integration von Menschen mit Behinderungen.
Mit jeder Beauftragung unterstützen Sie ein soziales Projekt, das Arbeitsplätze schafft und Menschen eine Perspektive gibt – und erhalten gleichzeitig eine erstklassige, zuverlässige und datenschutzkonforme Dienstleistung.
Projektablauf – So funktioniert unser Dokumentenservice
Durch diesen strukturierten Ablauf garantieren wir eine effiziente, sichere und nahezu 100% fehlerfreie Verarbeitung Ihrer Dokumente:
1. Anfrage und Beratung
Sie stellen eine Anfrage über unser Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch. In einem persönlichen Gespräch klären wir Ihre individuellen Anforderungen – ob Digitalisierung, Archivierung oder datenschutzkonforme Vernichtung.
2. Angebot & Planung
Basierend auf Ihren Wünschen erhalten Sie ein maßgeschneidertes Angebot.
Gemeinsam legen wir fest, welche Dokumente verarbeitet werden sollen, in welchem
Format die Digitalisate benötigt werden und wie die Übergabe erfolgen soll.
3. Abholung & Transport
Unsere geschulten Mitarbeitenden holen Ihre Akten sicher und zuverlässig bei Ihnen ab. Der Transport erfolgt unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben in versiegelten Behältern direkt in unser zertifiziertes Scanzentrum in Würzburg.
4. Vorbereitung
Vor dem eigentlichen Scanprozess bereiten wir die Dokumente sorgfältig vor:
- Entfernung von Heftklammern, Büroklammern und Bindungen
- Glättung und Sortierung der Unterlagen für eine optimale Scanqualität
5. Digitalisierung
Ihre Dokumente werden mit modernster Scantechnik in den gewünschten Formaten (DIN A0 bis A7) und Auflösungen (100 bis 600 DPI) digitalisiert.
6. Archivierung & Indexierung
Auf Wunsch integrieren wir eine Volltextsuche (OCR), sodass Ihre Dokumente einfach durchsuchbar sind. Die Daten können in Ihre bestehenden Systeme importiert oder auf einem Datenträger bereitgestellt werden.
7. Rückgabe oder Vernichtung
Nach der Digitalisierung entscheiden Sie:
- Fachgerechte Rückgabe der Originaldokumente
- Datenschutzkonforme Vernichtung nach höchsten Sicherheitsstandards
Schnittstellen – Übergabe der Daten
Nach der erfolgreichen Digitalisierung erhalten Sie Ihre Dokumente in den gängigsten Formaten wie PDF, TIFF oder JPEG – individuell angepasst an Ihre Anforderungen. Dabei achten wir darauf, dass die Dateien optimal für Ihre Weiterverarbeitung vorbereitet sind und nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden können.
Flexible Übergabeoptionen
- Sicherer Datenträger – Sie erhalten Ihre digitalisierten Akten auf einem geschützten Medium (z. B. externe Festplatte oder USB-Stick).
- Direktintegration in Ihr System – Die Digitalisate werden direkt in Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Archiv übertragen.
- Cloudbasierte Übergabe – Für maximale Flexibilität speichern wir Ihre gescannten Dokumente auf einem sicheren Filesystem in der Cloud.
Höchste Sicherheit mit Leibold IT & ISO 27001-zertifiziertem Rechenzentrum
Unsere cloudbasierte Lösung wird in Zusammenarbeit mit Leibold IT bereitgestellt, einem erfahrenen IT-Dienstleister mit einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum. Dies bedeutet:
- Maximale Datensicherheit – Hosting in einer hochsicheren Umgebung mit modernen Verschlüsselungstechnologien
- Flexibler Zugriff – Ihre digitalisierten Dokumente sind jederzeit und ortsunabhängig abrufbar
- DSGVO-konforme Speicherung – Datenschutz und Compliance stehen an erster Stelle
Nahtlose Integration in bestehende Systeme
Unsere Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Anbindung an verschiedene Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme, darunter:
- AKDB – Speziell für Kommunen und öffentliche Verwaltungen
- RIWA – Archivierungslösungen für Behörden und Unternehmen
- KIC Kommuna – Verwaltungslösung für kommunale Einrichtungen
Dank dieser Schnittstellenintegration und der Cloud-Anbindung lassen sich Ihre digitalisierten Akten mühelos in bestehende Arbeitsprozesse integrieren. So sparen Sie Zeit, optimieren Ihre Workflows und reduzieren die Abhängigkeit von Papierdokumenten nachhaltig.
Setzen Sie auf eine sichere, effiziente und moderne Dokumentenverarbeitung – mit dem Scanservice des Erthal-Sozialwerks!
Zertifiziertes Scanverfahren
Der Scanservice des Erthal-Sozialwerks arbeitet nach den höchsten Sicherheits- und Qualitätsstandards. Dabei setzen wir auf das TR-RESISCAN-Verfahren, eine technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dieses Verfahren stellt sicher, dass gescannte Dokumente die gleichen Beweis- und Rechtswirkungen haben wie die Papieroriginale.
Was bedeutet TR-RESISCAN?
TR-RESISCAN ist eine vom BSI entwickelte Richtlinie zur revisionssicheren Digitalisierung. Sie definiert klare technische und organisatorische Vorgaben, um sicherzustellen, dass digitale Kopien fälschungssicher, vollständig und unverändert sind. Dies ist besonders wichtig für Dokumente, die langfristig archiviert werden oder als rechtsverbindlicher Nachweis dienen müssen.
Unser zertifiziertes Scanverfahren – Ihr Vorteil:
Rechtssicherheit
Die gescannten Dokumente sind nachweislich unverändert und können das Original ersetzen
Schriftgutarchivierung
Langfristige und sichere Archivierung von Behörden- und Unternehmensakten
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt des Scanprozesses wird dokumentiert
Hohe Qualität
Verwendung modernster Scan-Technologien für optimale Lesbarkeit und Durchsuchbarkeit
Sichere Archivierung
Integration in bestehende Dokumentenmanagement- oder Archivsysteme
Für wen ist das TR-RESISCAN-Verfahren relevant?
Das zertifizierte Scanverfahren ist ideal für Unternehmen, Behörden und Organisationen, die sensible Dokumente rechtssicher digitalisieren möchten. Dazu gehören:
- Krankenhäuser & Arztpraxen (z. B. Patientenakten)
- Kommunen & Behörden (z. B. Bauakten, Grundsteuerunterlagen, Verwaltungsdokumente)
- Unternehmen mit Archivierungspflicht (z. B. Verträge, Personalakten, Rechnungen)
Durch die Digitalisierung nach TR-RESISCAN werden Ihre Dokumente rechtlich belastbar, dauerhaft nutzbar und effizient in digitale Arbeitsprozesse eingebunden.
Setzen Sie auf höchste Standards mit dem zertifizierten Scanservice des Erthal-Sozialwerks!
Unsere starken Partner für höchste Scanqualität
Damit unser Scanservice reibungslos, effizient und auf höchstem Niveau funktioniert, setzen wir auf die Zusammenarbeit mit führenden Technologiepartnern. Von modernster Scan-Hardware über spezialisierte Softwarelösungen bis hin zu einem hochsicheren Rechenzentrum – dank dieser Partnerschaften bieten wir Ihnen eine professionelle und nahezu 100 % fehlerfreie Digitalisierungslösung.
Page One – Hochwertige Scan-Hardware für präzise Digitalisierung
Unser Scanprozess basiert auf professionellen Hochleistungsscannern und Drucksystemen von Page One. Diese Technologie ermöglicht:
- Hochauflösende Scans in verschiedenen Formaten (DIN A0 bis A7)
- Spezialisierte Scanstraßen für die Verarbeitung von Patientenakten, Büchern, Bauplänen und mehr
- Effizienz & Geschwindigkeit – auch bei großen Mengen von Dokumenten
CTO – Intelligente Software für perfekte Scanergebnisse
Die leistungsstarke Scan-Software von CTO sorgt dafür, dass jedes Dokument optimiert, durchsuchbar und strukturiert digitalisiert wird. Mit:
- Automatischer Texterkennung (OCR) für eine schnelle Volltextsuche
- Smarte Bildbearbeitung zur Verbesserung der Lesbarkeit
- Individuellen Workflows, um Kommunale Akten, Grundsteuerakten oder Hängeakten effizient zu verarbeiten
Leibold IT – Sichere Cloud-Speicherung & ISO 27001 Rechenzentrum
Die Speicherung Ihrer digitalisierten Dokumente erfolgt über ein sicheres Filesystem in der Cloud, bereitgestellt durch Leibold IT. Vorteile:
- Hosting im ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum für höchste Datensicherheit
- DSGVO-konforme Speicherung & Verschlüsselung
- Zugriff von überall – nahtlose Integration in Ihre IT-Systeme
Gemeinsam für Ihren Erfolg
Durch die enge Zusammenarbeit mit Page One, CTO und Leibold IT garantieren wir Ihnen einen Scanservice auf höchstem Niveau – von der ersten Akte bis zum fertigen Digitalisat. Sicher, effizient und zukunftsorientiert.
Setzen Sie auf ein starkes Netzwerk und höchste Scanqualität – mit dem Erthal-Sozialwerk!
Aktenvernichtung
Sichere Aktenvernichtung – Datenschutzkonform nach DIN 66399 & EU-DSGVO
Nach der erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Dokumente stellt sich die Frage: Was passiert mit den Originalakten? Unser zertifizierter Aktenvernichtungsservice bietet Ihnen eine sichere und rechtskonforme Lösung, um sensible Unterlagen endgültig zu entsorgen – selbstverständlich nach den höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
Fachgerechte Vernichtung nach DIN 66399
Wir vernichten Ihre Akten nach der DIN 66399, der maßgeblichen Norm für die datenschutzkonforme Akten- und Datenträgervernichtung. Dabei garantieren wir eine sichere und vollständige Zerstörung gemäß der für Ihre Dokumente erforderlichen Schutzklassen und Sicherheitsstufen.
- Geschlossene Sicherheitskette – Vom Transport bis zur Vernichtung unter strengen Kontrollen
- Sicherheitsstufen nach DIN 66399 – Je nach Sensibilität Ihrer Daten
- Datenschutzkonforme Entsorgung – Erfüllt alle Vorgaben der EU-DSGVO
Optimale Ergänzung zum Scanservice
Nach der Digitalisierung Ihrer Unterlagen können Sie entscheiden, ob die Originalakten zurückgegeben oder direkt vernichtet werden sollen. Die Vorteile:
- Nachhaltige Entsorgung – Umweltfreundliche Vernichtung mit fachgerechtem Recycling
- Kein Papierstau im Archiv – Mehr Platz und Ordnung durch digitale Akten
- Maximale Datensicherheit – Vermeidung von unbefugtem Zugriff auf sensible Informationen
Sicherer Ablauf unserer Aktenvernichtung
Profitieren Sie von einer effizienten und sicheren Aktenvernichtung als ergänzenden
Service zu unserem Scanservice – für eine vollständige Digitalisierung und rechtskonforme
Entsorgung!
1. Abholung und Transport
Geschützt und verschlossen direkt aus Ihrem Unternehmen
2. Gesicherte Zwischenlagerung
Zutrittskontrollierte Bereiche nach Datenschutzrichtlinien
3. Vernichtung nach DIN 66399
In zertifizierten Anlagen, je nach gewünschter Sicherheitsstufe
4. Nachweis durch Vernichtungsprotokoll
Dokumentation der DSGVO-konformen Entsorgung